In einem Branchenmagazin bin ich gerade über eine sehr schönen Artikel gestolpert. Basis des Artikels ist eine Umfrage zur Nutzung von Office-Software unter 1000 Büroangestellten.
Demnach produziert jeder Büroangestellte pro Woche im Mittel 5 Textdokumente, 3 Tabellen, 2 Präsentationen und verfasst ca. 111 Emails. Mittlerer Aufwand dafür sind 23 Stunden Arbeitszeit. Das gibt zu denken, …vor allem wenn ich mir die geschäftlichen Mails vor Auge halte, die meine Inbox füllen. Der Aufwand für einen Großteil dieser Mails sollte unter 60 Sekunden liegen, hoffe ich zumindest.
Bleibt die Frage wofür all die Zeit drauf geht?
Weiter im Artikel stand, dass sich 86% der befragten Benutzer zunächst als Office-Experten einstufen. Glück, dass ich während des Lesens dieser Passage den Mund leer hatte…
Sehr oft, wenn eine Blindbewerbung auf meinem Tisch landet, finde ich irgendwo im Text oder dem Lebenslauf eine Passage die etwa „Gute Kenntnisse in Word und Excel“ lautet und ich ertappe mich meist bei der rhetorischen Frage: „Warum lügst du mich an?“
Linksbündig, keine Silbentrennung, Absatzabstände mit Leerzeilen gemacht usw. Gute Kenntnisse gehen anders.
In meinem Kundenkreis stelle ich fest, dass die Verwendung von Dokumentvorlagen weitgehend unbekannt ist. Seiten-, Absatz-, und Zeichenvorlagen sind meist Fremdworte (Sorry, wenn ich hier jemandem auf den Schlips trete). Immer wieder muss ich Dokumente aus der Datensicherung hervorzaubern, die beim „Recycling“ (also der Umarbeitung und Wiederverwendung bestehender Dokumente) versehentlich überschrieben wurden. Dazu passend geben die für den Artikel Befragten an, dass 30% des zuvor genannten Aufwands ausschließlich zur Formatierung aufgewendet werden.
Ich kann mich an einen Bekannten erinnern, der seine Doktorarbeit mit jeweils einer Leerzeile zwischen den Textzeilen verfasst hat. Auf die Frage wozu das gut sei, sagte er, er brauche den Platz für handschriftliche Kommentare auf Arbeitsausdrucken. Meine Augen waren vor Staunen weit geöffnet. Er wusste nicht, dass sich der Zeilenabstand in handelsüblichen Textverarbeitungsprogrammen jederzeit ändern lässt.
Damit nicht genug. Nach Verfassen, Korrigieren und Einarbeitung der Korrekturen in den Text benötigte er gemeinsam mit einer nahen Anverwandten eine Woche zum „Nachformatieren“ des Textes. Das Inhaltsverzeichnis wurde handgeschrieben und die Kapitelnummerierung erfolgte ebenfalls händisch.
Um dem ganzen die Krone aufzusetzen verdiente er sich während der Doktorarbeit ein bisschen Geld in einer privaten Computerschule hinzu, wo er Word unterrichtete. Ich verkneife mir jeden weiteren Kommentar hierzu…
Als versöhnlichen Abschluss im Artikel, geben immerhin 71% der Befragten auf „Nachfrage“ an, dass Sie wohl doch Trainingsbedarf hätten.
Womit wir schon bei der Lösung des Problems wären: Schulungen kosten zwar Geld, keine Frage aber damit lassen sich die 30% Formatierungskampfzeit vermutlich fasst vollständig einsparen!
Stefan (Der sich auch nicht mit MS-Office auskennt, weil er LibreOffice nutzt)